الدورة المستندية للمخازن :

الدورة المستندية للمخازن قد تختلف في بعض الاشياء من نشاط الي نشاط ولكن سوف نستعرض أساسيات الدورة المستندية للمخازن بشكل عام و تنقسم الدورة المستندية للمخازن لدورتين رئيسيتن هما :

1. الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات .
2. الدورة المستندية للمخازن في حالة البيع او الصرف .

 

اولاً الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات :

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة استلام البضاعة :

1. بعد أرسال أمر التوريد للمورد يتم أرسال صورة من أمر التوريد الي المخازن ولكن بدون أسعار الاصناف وذلك حتي يتم أشعار المخازن بتلك الاصناف وللأستلام المبدئي عليها
2. عندما تصل البضاعه او الأصناف  يتم أستلامها ككميات فقط  ويتم توقيع أمين المخزن علي تسلمه لتلك الاصناف علي منافستو النقل(ليكون مستند للشركة المورده )
3. يتم وضع تلك الاصناف في جزء مخصص بالمخزن يسمي الفحص والاستلام ولايتم أضافتة إلا بعد فحص الجهه المتخصصه لتلك الاصناف وقبولها ومطابقتها لأمر التوريد الصادر من الشركة .
4. يتم عمل أذن الاضافة ( أصل و3صور   أو أصل وصورتين ) ثم التسجيل في بطاقة صنف لكل صنف من الاصناف
5. يرسل اصل أذن الاضافه للمالية (حسابات المخازن ) للتسجيل في الحسابات
6. يرسل صورة اذن الاضافة لمراقبة المخزون.
7. يرسل صورة من اذن الاضافة لادارة المشتريات للمتابعه ولتسجيل أنه تم التوريد.
8. اما الصورة الاخيرة يحتفظ بها أمين المخزن .
9. في حالة التحويل من مخزن رئيسي لمخزن فرعي يكون هناك اذن تحويل معتمد.
10. في حالة ارتجاع اي بضافة يتم عمل اذن مرتجع.

 

ثانيا : الدورة المستندية للمخازن في حالة البيع او الصرف :

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة صرف بضاعة سواء البيع او التحويل :

الصرف من المخازن :

ثاني مرحلة من مراحل الدورة المستندية للمخازن هي الصرف من المخازن وتنقسم الى :

* صرف البضاعة الى العميل او المستلم مباشرة :

1. تصرف البضاعة من المخازن من خلال طلب اذن صرف تم اعتماده من (ادارة الشركة – وادارة المبيعات) .
2. انشاء اذن صرف من المخازن يوجد به جميع الاصناف المراد صرفها من المخازن طبقا للطلب المقدم مع تسجيل التاريخ ورقم طلب الصرف واسم المستلم لاثبات صرف البضاعة من المخازن .
3. يتم ارسال اصل اذن الصرف الى الادارة المالية وصورة منه لكل من (العميل – المخزن).

* صرف البضاعة الى المخازن الفرعية بالشركة :

1.عند اضافة بضاعة محولة من مخزن الى مخزن تابع للشركة:

• يتم انشاء اذن تحويل وارد يحتوي على جميع الاصناف الواردة والتاريخ واسم المخزن الفرعي الوارد منه البضاعة المستلمة.

2.عند صرف بضاعة من مخزن الى مخزن تابع للشركة

• يتم انشاء اذن تحويل صادر يحتوي على جميع الاصناف المحولة والتاريخ واسم المخزن المحول اليه البضاعة الصادرة.

ثالثا البضاعة المرتجعة و التالفة :

وهي اخر مرحلة من مراحل الدورة المستندية للمخازن وتنقسم الى الاقسام التالية :

البضاعة المرتجعة من العملاء الى المخزن

يتم انشاء اذن ارتجاع اصناف واردة يحتوي على جميع الاصناف المرتجعة الى المخازن والتاريخ واسم العميل .

البضاعة المرتجعة الى الموردين :

يتم انشاء اذن ارتجاع اصناف صادرة يحتوي على بيانات المورد وجميع كميات وأنواع الاصناف التي تم ردها الى المورد .

البضاعة التالفة أو الراكدة

يقوم أمين المخزن بتجميع كافة البيانات عن البضاعة التالفة والراكدة ثم تصفنيفهم وتسجيلهم في كشف جرد خاص ويتم ارسال اصل الكشف الى الادارة العليا للشركة وصورة منه لكل من (الادارة المالية – المخزن)

• يعمل أمين المخازن بالشركة على تسجيل البيانات في كارت الصنف لكل صنف بضاعة موجود في المخزن من خلال الاذون التي تم اصدارها واستلامها طوال الفترة المالية بحيث يصبح رصيد كل كارت صنف مطابق الى رصيد كل صنف موجود في المخزن بالفعل.
• يتم ارسال كشف جرد شهريا للادارة المالية بالشركة يحتوي على جميع الاصناف الموجودة في المخازن وكمياتها .

 

يمكنكم الاطلاع علي نماذج الاضافة والصرف وبعض نماذج الدورة المستندية للمخازن بالضغط هنا

كما يمكنك ايضا الاطلاع علي الدورة المستندية للمشتريات من هنا

ايضا هناك بعض البرامج الخاصة بالدورة المستندية للمخازن يمكن للمسؤول المخازن الاستفادة منها وعلي سبيل المثال :